Kadry i Płace w Administracji

Strona główna » Maj - Czerwiec 2020 » Ubezpieczenia społeczne i podatki » Ustalanie kosztów przy umowach o pracę i cywilnoprawnych
 
Rafał Styczyński

Ustalanie kosztów przy umowach o pracę i cywilnoprawnych

Pracodawca, obliczając zaliczki na podatek dochodowy od wynagrodzeń pracowników oraz osób, które wykonują pracę na podstawie umów cywilnoprawnych, powinien uwzględniać koszty uzyskania przychodu. Mimo że przepisy w tym zakresie wydają się jasne, jak wskazuje praktyka, w kwestii ich stosowania bardzo często dochodzi do sporów między organami podatkowymi a pracodawcami.

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Dochodem ze stosunku pracy jest nadwyżka sumy przychodów z tego źródła nad kosztami ich uzyskania osiągnięta w roku podatkowym.

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia źródła przychodów.

Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2019 r., poz. 1387 ze zm.; dalej: updof) koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej wynoszą:

  • 250 zł miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 3000 zł – w przypadku, w którym podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;
  • nie mogą przekroczyć łącznie 4500 zł za rok podatkowy – w przypadku, w którym podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;
  • 300 zł miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 3600 zł – w przypadku, w którym miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę;
  • nie mogą przekroczyć łącznie 5400 zł za rok podatkowy – w przypadku, w którym podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej, miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.

Ustawodawca w przepisach updof nakazuje naliczać koszty uzyskania przychodów w skali miesiąca i pomniejszać o nie uzyskane w tym miesiącu przychody.

Pracodawca przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy stosuje podwyższone koszty uzyskania przychodów, jeżeli pracownik złoży oświadczenie, że zamieszkuje poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy. Pracownik nie składa oświadczenia, jeżeli stan faktyczny wynikający z oświadczenia złożonego w latach poprzednich nie uległ zmianie. W sytuacji, w której przychód jest niższy od kosztów uzyskania przychodów, nie należy ustalać „straty”, tylko potrącić koszty do wysokości przychodów. Ustalony dochód będzie miał wówczas wartość zerową. Pracownik dopiero w rocznym zeznaniu będzie miał możliwość potrącenia kosztów uzyskania przychodów w pełnej wartości, ale tylko do wysokości rocznego limitu tych kosztów.

Może dojść do sytuacji, w której pracownik zatrudniony jest w dwóch zakładach pracy. W takiej sytuacji pracodawcy w obu zakładach pracy zobowiązani są do potrącania kosztów w podwójnej wysokości. Dopiero w zeznaniu rocznym pracownik sam dokona ograniczenia kosztów. W konsekwencji każdy z płatników niezależnie jest zobowiązany do potrącania kosztów ze stosunku pracy, nawet jeśli ostatecznie po zsumowaniu będą one wyższe od rocznego limitu. Warto dodać, że płatnik (pracodawca) nie ma prawa również uwzględnić kosztów proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy, na jaki został zatrudniony pracownik.

Koszty z tytułu umów cywilnoprawnych

Do działalności wykonywanej osobiście zostały zakwalifikowane przychody z tytułu wykonywania usług na podstawie umowy zlecenia, bowiem jak stanowi art. 13 pkt 8 updof za przychody z tytułu działalności wykonywanej osobiście uważa się przychody z tytułu wykonywania usług, na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło, które są uzyskiwane wyłącznie od:

  • osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, osoby prawnej i jej jednostki organizacyjnej oraz jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej;
  • właściciela (posiadacza) nieruchomości, w której są wynajmowane lokale, lub działającego w jego imieniu zarządcy albo administratora – jeżeli podatnik wykonuje te usługi wyłącznie dla potrzeb związanych z tą nieruchomością;

z wyjątkiem przychodów uzyskanych na podstawie umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej oraz przychodów uzyskanych na podstawie umów o zarządzanie przedsiębiorstwem, kontraktów menedżerskich lub umów o podobnym charakterze, w tym przychody z tego rodzaju umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej.

Do przychodów z osobiście wykonywanej działalności, z tytułu wykonywania usług, na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło zalicza się wyłącznie przychody otrzymywane z tego tytułu od osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, osoby prawnej i jej jednostki organizacyjnej, która nie ma osobowości prawnej.

Koszty uzyskania przychodu pomniejszają podstawę opodatkowania. Umowa zlecenia może być rozliczana na podstawie dwóch rodzajów zryczałtowania kosztów uzyskania przychodu, a mianowicie:

  • zryczałtowane 20% koszty uzyskania przychodów – podstawowe koszty uzyskania przychodów określone w art. 22 ust. 9 pkt 4 updof;
  • zryczałtowane 50% koszty uzyskania przychodów – są stosowane, jeśli dotyczą rozporządzenia prawami autorskimi lub innymi wartościami niematerialnymi i prawnymi wymienionymi w art. 22 ust. 9 pkt 3 updof.

Aby wyliczyć koszty uzyskania przychodów, od kwoty wynagrodzenia brutto należy odjąć sumę składek na ubezpieczenie społeczne, pokrywanych z części zleceniobiorcy (jeśli występują), i powstałą różnicę pomnożyć przez zastosowaną stawkę – 20% lub 50%. Jak wskazuje praktyka, stosowanie kosztów w praktyce budzi poważne wątpliwości wśród pracowników działów kadr.

[...]

Rafał Styczyński
doradca podatkowy, prawnik

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma.
Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.