Kadry i Płace w Administracji

Strona główna » Maj - Czerwiec 2019 » Stosunek pracy » Archiwizacja dokumentacji pracowniczej
 
Marek Choczaj

Archiwizacja dokumentacji pracowniczej

Pracodawca jako płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń i inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.

Obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej związanej ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika wynika z art. 94 pkt 9a kp. Do 31 grudnia 2018 r. sposób ich prowadzenia szczegółowo regulowało rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, natomiast okres przechowywania dokumentów pracowniczych regulowały różne akty prawne. Akta osobowe pracownika należy przechowywać przez okres zatrudnienia pracownika u pracodawcy, a po jego zakończeniu jeszcze przez 50 lat (art. 51u ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach; dalej: unzaa). Natomiast kopie przekazanych do ZUS dokumentów ubezpieczeniowych należy przechowywać przez 5 lat od dnia ich przekazania (art. 125a ust. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych; dalej: uer). Zgodnie z art. 47 ust. 3c ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: usus) kopie deklaracji rozliczeniowych, imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów je korygujących przechowuje się przez 10 lat od dnia ich przekazania do ZUS.

Obowiązek przechowywania dokumentacji

Na ważność powyższych uregulowań nie ma wpływu to, czy pracodawca sam przechowuje dokumenty pracownicze, czy obowiązek ich gromadzenia i przechowywania przekaże wyspecjalizowanym przedsiębiorstwom działającym na podstawie przepisów określonych w rozdziale 4a unzaa. Bez znaczenia jest również fakt, czy firma pracodawcy znajduje się w stanie likwidacji. W przypadku postawienia firmy pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jej upadłości pracodawca przekazuje dokumenty podmiotowi prowadzącemu działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji do dalszego ich przechowywania oraz zapewnia na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu ich przechowywania.

Jeśli pracodawca nie ma środków finansowych, zwraca się do sądu rejestrowego z wnioskiem o przekazanie akt do archiwum państwowego(rozdział 4b unzaa).

Obowiązek przechowywania akt osobowych wynika z treści przepisów rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych. Dokumentacja pracownicza prowadzona w strukturze wskazanej w wymienionym rozporządzeniu podlega przechowaniu przez 50 lat, licząc od dnia wytworzenia ostatniego dokumentu, którym jest świadectwo pracy, czyli praktycznie 50 lat od dnia ustania stosunku pracy.

W razie przejęcia części zakładu pracy przez innego pracodawcę pracownicy przekazywani w trybie art. 231 kp przejmowani są wraz z aktami osobowymi przez nowego pracodawcę. Nowy pracodawca powinien przejąć zarówno pracowników zatrudnionych z aktami osobowymi, jak i akta osobowe pracowników już niezatrudnionych, chyba że przekazujący pracodawca zlecił przechowywanie tych akt wyspecjalizowanej agendzie.

Zmiany okresu przechowywania

Od dnia wejścia w życie rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (dalej: rsdp) przytoczone uregulowania prawne uległy zmianie. Pojawiają się jednak wątpliwości interpretacyjne dotyczące okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej przez okres zatrudnienia i okres:

  • 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy; 
  • 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony raport informacyjny;
  • 50 lat od ustania stosunku pracy

został uregulowany w rsdp oraz w ustawie z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich okresu przechowywania.

W sytuacji, w której stosunek pracy został nawiązany 1 stycznia 2019 r. lub później, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika obejmuje okres zatrudnienia oraz okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał. Z kolei w przypadku, gdy stosunek pracy został nawiązany po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r., a pracodawca złożył raport informacyjny, o którym mowa w art. 4 pkt 6a usus – 50-letni okres przechowywania akt osobowych pracownika liczony od dnia ustania stosunku pracy ulega skróceniu do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony. W sytuacji, w której pracodawca nie złożył raportu informacyjnego, okres przechowywania akt osobowych pracownika wynosi 50 lat, licząc od dnia ustania stosunku pracy.

Odmiennie została uregulowana sytuacja, w której stosunek pracy został nawiązany wcześniej, tj. do 31 grudia 1998 r., wówczas okres przechoywania akt osobowych pracownika wynosi 50 lat, licząc od dnia ustania stosunku pracy.

Ponowne nawiązanie stosunku pracy

Dotychczasowy stan prawny, tj. do 31 grudnia 2018 r., nie precyzował zasad postępowania z aktami osobowymi czy dokumentacją pracowniczą w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem, który był wcześniej zatrudniony u danego pracodawcy. Istniało kilka sposobów rozpatrywania tego problemu. Koncepcja zakładająca łączenie teczek osobowych pracownika z różnych okresów zatrudnienia u tego samego pracodawcy wydaje się najbardziej praktyczna i wygodna. W ten sposób uzyskujemy bowiem komplet informacji na temat przebiegu zatrudnienia pracownika w danym zakładzie pracy, bez konieczności odwoływania się do różnych kompletów dokumentów znajdujących się w różnych aktach osobowych.

Od 1 stycznia 2019 r. ustawodawca rozstrzygnął tę kwestię w sposób definitywny i niepozostawiający wątpliwości. Zgodnie z art. 945 § 1 kp w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie, o którym mowa w art. 94 pkt 9b, pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej.

Ponowne nawiązanie stosunku pracy, bez względu na przerwę w zatrudnieniu pomiędzy zakończonym a nawiązanym stosunkiem pracy, obliguje pracodawcę do kontynuowania dotychczasowej dokumentacji pracowniczej. Oznacza to, że w istocie pracodawca został zobowiązany do prowadzenia zarówno akt osobowych, jak i dokumentacji pracowniczej osoby kontynuującej zatrudnienie w formie jednolitego zestawu dokumentów. Przyjmą one postać jednolitych akt osobowych oraz jednolitych zestawów innej dokumentacji pracowniczej, takiej jak ewidencja czasu pracy czy imienne karty wynagrodzeń. Podkreślić należy jednak, że hipoteza przepisu zawiera jedno istotne zastrzeżenie. O ile sama przerwa w zatrudnieniu nie jest istotna dla tego obowiązku, tj. kontynuowania zatrudnienia, o tyle znaczenie ma okres przechowywania dokumentacji pracowniczej określony w art. 94 pkt 9b kp. Jakkolwiek przerwa w zatrudnieniu i okres przechowywania pozostają ze sobą w pewnym związku, to jednak ustawodawca nie odwołał się do przerwy w zatrudnieniu, a do okresu przechowywania dokumentacji. Uczynił to poprzez wskazanie na art. 94 pkt 9b kp.

[...]

Marek Choczaj
specjalista z zakresu zbiorowego prawa pracy, wykładowca akademicki, trener

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma.
Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.