Kadry i Płace w Administracji

Strona główna » Kwiecień 2010 » Stosunek pracy » Karty wynagrodzenia
 
Olgierd Kucharski

Karty wynagrodzenia

Nie wystarczy przelać pracownikowi wynagrodzenie na konto. Trzeba jeszcze prowadzić przejrzystą imienną listę płac do wglądu zatrudnionego, w razie wątpliwości wyjaśnić mu elementy wypłaty, a także przekazywać imienny raport miesięczny.

Jednym z wielu dokumentów, które musi prowadzić pracodawca, są odrębne dla każdego pracownika imienne karty wypłacanego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą, tzw. listy płac. Taki obowiązek nałożył ustawodawca w § 8 pkt 2 rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika1 (dalej: rozporządzenie). Nakaz ich prowadzenia dodatkowo podkreśla art. 94 pkt 9a kodeksu pracy2 (dalej: kp), który wskazuje, że pracodawca ma obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, a do nich zalicza się niewątpliwie listy płac.

Funkcje list płac

Jedną z najważniejszych praktycznych funkcji prowadzenia list płac jest niewątpliwie zebranie informacji:

  • ile wynosi wynagrodzenie pracownika za dany miesiąc,
  • jakie są składniki jego wynagrodzenia,
  • w jakich kwotach wyliczono należne dodatki i ekwiwalenty,
  • jakich dokonano potrąceń, a w konsekwencji jaka jest wysokość wynagrodzenia netto, które faktycznie wypłacane jest każdemu pracownikowi.

Są to dane niezbędne dla każdego pracodawcy, choćby po to, aby mógł ustalić wysokość środków na wypłaty.

Pochodną tego aspektu przydatności listy płac jest ułatwienie kontroli naliczania wynagrodzeń poprzez zgromadzenie w syntetycznej formie wszystkich informacji, które pozwolą na zweryfikowanie poprawności wyliczeń. Jest to ważne zarówno dla pracodawcy, jak i jego służb kadrowych.

Ponadto, należy pamiętać o treści art. 85 § 5 kp, który nakazuje pracodawcy na żądanie pracownika udostępnić mu do wglądu dokumenty, na których podstawie wyliczono mu wynagrodzenie. Do grupy tych dokumentów, oprócz ewidencji czasu pracy, zalicza się niewątpliwie imienna karta wypłacanego wynagrodzenia, dlatego tak ważne jest prowadzenie list płac. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego (dalej: SN) "pracodawca, który wbrew obowiązkowi przewidzianemu w art. 94 pkt 9a KP nie prowadzi list obecności, list płac ani innej dokumentacji ewidencjonującej czas pracy pracownika i wypłacanego mu wynagrodzenia, musi liczyć się z tym, że będzie na nim spoczywał ciężar udowodnienia nieobecności pracownika, jej rozmiaru oraz wypłaconego wynagrodzenia"3.

Poprawność wyliczeń weryfikować mogą także różne komórki kontroli i audytu zarówno działające wewnątrz danej instytucji, jak i podmioty zewnętrzne, np. Państwowa Inspekcja Pracy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, urzędy skarbowe, a czasami także sądy pracy.

[...]

Olgierd Kucharski
Doktor nauk prawnych, ekspert prawa pracy.


Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma.
Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.